In dit artikel wordt uitgelegd hoe een beheerder een deelnemerimport kan uitvoeren om gegevens van bestaande deelnemers te wijzigen.
Introductie
In Skillsly is de deelnemer het onderwerp waar het om gaat. Zie Introductie Skillsly voor meer toelichting.
Een deelnemerimport is een proces dat nauwkeurig uitgevoerd moet worden. Voordat de daadwerkelijke import uitgevoerd wordt, adviseren we om eerst een testimport te doen.
- Lees het artikel Deelnemerimport wanneer je een import gaat doen in een nieuwe/lege omgeving en/of het alleen nieuwe deelnemers betreft.
- Het gebruikte importbestand is te vinden onderaan dit artikel.
Importverwachtingen & uitkomsten
Met een import hoeven deelnemers niet één voor één ingevoerd te voeren in Skillsly, maar neemt Skillsly de gegevens over vanuit een Excelbestand. Wanneer deelnemergegevens gewijzigd moeten worden via een import is het belangrijk dat de juiste deelnemer wordt gevonden en de juiste gegevens worden bijgewerkt. Ook moet voorkomen worden dat een 2e account aangemaakt wordt voor een deelnemer.
Belangrijke kenmerken om mee te nemen bij een import:
- Het matchen van importgegevens met bestaande gegevens.
- Het verschil tussen actieve en gearchiveerde accounts.
Het matchen van importgegevens met bestaande gegevens
Bij stap 3 van de import wordt gevraagd om de gevonden waardes te verduidelijken. In stap zie je wat Skillsly begrepen heeft van de waardes gevonden in het importbestand. Je kan verduidelijken/corrigeren wat met deze waardes bedoeld wordt.
Let op!
Tot slot moet een keuze gemaakt worden op welke waarde uit het Excelbestand deelnemers gecontroleerd (gematcht) moeten worden. Dit moet een unieke waarde zijn! Dit betekent dat de waarde slechts bij één deelnemer in het bestand staat / dat elke deelnemer een andere waarde heeft. Wanneer een waarde bij meer dan één deelnemer voorkomt, kan er niet gematched worden. Het importbestand moet dan aangepast worden of er moeten eerst gegevens van bestaande deelnemers gewijzigd worden.
De gemaakte keuze bij deze optie is namelijk leidend betreft het wijzigen/updaten van deelnemergegevens.
-
NAW
Op basis van de NAW gegevens zullen deelnemergegevens gewijzigd worden.Skillsly zal op basis van NAW gegevens deelnemers herkennen en wijzigen. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van een combinatie van voornaam, tussenvoegsel, achternaam en geboortedatum (indien beschikbaar).
- Nummer/code
Enkel op basis van het "Nummer/code" kenmerk zullen deelnemergegevens gewijzigd worden.
Voorbeeld
Aanwezig in Skillsly: Deelnemer 12345, naam Anna van Aartsen, vrouw, mailadres anna@gmail.com, woonachtig in Amsterdam.
Nieuwe import met deelnemer 12345, naam Bert de Bruijn, man, mailadres bert@gmail.com, woonachtig in Utrecht.
Resultaat na import:
Deelnemer 12345 is gewijzigd naar Bert de Bruijn, man, mailadres bert@gmail.com, woonachtig in Utrecht.
Eerder behaalde resultaten zijn uiteraard nog aanwezig. - E-mail
Enkel op basis van het "E-mail" kenmerk zullen deelnemergegevens gewijzigd worden.
Voorbeeld
Aanwezig in Skillsly: Deelnemer met mailadres adres@gmail.com, naam Anna van Aartsen, vrouw, nummer/code 12345, woonachtig in Amsterdam.
Nieuwe import met deelnemer met mailadres adres@gmail.com, naam Bert de Bruijn, man, nummer/code 54321, woonachtig in Utrecht.
Resultaat na import:
Deelnemer met mailadres adres@gmail.com is gewijzigd naar Bert de Bruijn, man, nummer/code 54321, woonachtig in Utrecht.
Eerder behaalde resultaten zijn uiteraard nog aanwezig.
Het verschil tussen actieve en gearchiveerde accounts.
Bij een import waarbij bestaande deelnemergegevens gewijzigd gaan worden maakt het een groot verschil of de bestaande deelnemers de status "Actief" of "Gearchiveerd" hebben. Voor het gebruik van Skillsly is het verschil simpel; de "actieve" deelnemers kunnen inloggen en zijn actief bezig met Skillsly, de "gearchiveerde" deelnemers kunnen niet meer inloggen en zijn 'klaar' in Skillsly.
De import functionaliteit hanteert deze logica ook. Matching gebeurt dus altijd alleen op basis van actieve deelnemers. Let op: Gearchiveerde deelnemers worden dus niet meegenomen in deze controle.
Voorbeeld
Aanwezig in Skillsly:
- Deelnemer Cindy en deelnemer Dirk. Cindy is een "actieve" deelnemer en Dirk is een "gearchiveerde" deelnemer.
- Import met deelnemer Cindy en deelnemer Dirk die beide verhuisd zijn en dus een ander woonadres hebben en toevallig ook allebei een nieuw emailadres hebben. Wel hebben ze allebei dezelfde waarde in het "Nummer/code" veld.
Resultaat
- Op basis van matchen op NAW --> voor zowel Cindy als Dirk is een nieuw account aangemaakt.
In totaal zijn er dus 4 accounts - Op basis van nummer/code --> alleen voor Dirk is een nieuw account aangemaakt. Het "gearchiveerde" account van Dirk wordt niet geactiveerd en dus wordt een nieuw account aangemaakt. Die van Cindy is op basis van nummer/code gewijzigd.
In totaal zijn er dus 3 accounts. - Op basis van E-mail --> Vanwege 2x een nieuw emailadres zijn 2 nieuwe accounts aangemaakt. Het "gearchiveerde" account van Dirk wordt niet geactiveerd, er is simpelweg 2x een nieuw emailadres en dus een nieuwe account aangemaakt.
In totaal zijn er dus 4 accounts.
Kort samengevat
Importeren van deelnemers is zeer handig, echter moeten wel de keuzes gemaakt worden bij stap 2 en 3. Ook moet de logica van Skillsly en daarmee de importlogica overeenkomen met eventuele verwachtingen.
Advies
Importeer op basis van nummer/code wanneer mogelijk maar ook importeren op basis van e-mail kan een goede optie zijn. Importeren op basis van NAW is mogelijk wat minder robuust, mede door wijzigingen van deelnemers zelf.
Controleer verder of de te importeren deelnemers mogelijk al in de "gearchiveerd" status staan. Deze status kan de uitkomst van de import anders maken dan de verwachting.
Een import bestaat uit 4 stappen. Deze stappen worden hieronder doorlopen. Onderstaand voorbeeld gaat verder op de situatie na dit artikel. In onderstaand voorbeeld gaan sommige gegevens van bestaande deelnemers gewijzigd worden.