In dit artikel lees je hoe je in het presentieoverzicht vastlegt welke ingeschreven deelnemers aanwezig waren bij een datum, hoe je een deelnemer toevoegt die niet was ingeschreven en hoe je de aanwezigheid importeert uit Excel.
Het presentieoverzicht toont een regel per activiteit per datum, verdeeld over de tabbladen Gepland, Geweest en Afgerond. Je ziet een datum als je het recht hebt om het presentieoverzicht te gebruiken en de datum voor jou zichtbaar is. Dat hangt af van de instelling Zichtbaar in overzicht bij de datum: iedereen van de gekoppelde scope, of alleen de gebruikers die bij de datum zijn gekoppeld (in te stellen door: beheerder)
Je kunt de aanwezigheid vastleggen op of na de dag van de bijeenkomst. Datums in de toekomst kun je alleen bekijken. Zet je een deelnemer op Aanwezig, dan worden zijn voorlopige punten behaalde punten. Zet je hem op Niet aanwezig, dan krijgt hij geen punten. Bij Niet aanwezig kun je een toelichting invullen. Die toelichting ziet de begeleider ook bij de voortgang van de deelnemer.
Je hoeft niet alle deelnemers in één keer te verwerken. De deelnemers die je nog niet hebt verwerkt, blijven in de lijst staan. Zodra alle ingeschreven deelnemers zijn verwerkt, krijgt de datum de status Afgerond. Een datum in het verleden zonder inschrijvingen rondt Skillsly 's nachts automatisch af.
Was een deelnemer aanwezig die zich niet had ingeschreven, dan voeg je hem alsnog toe. Dat kan alleen als hij een actieve periode heeft waarin de datum valt en waarin de activiteit is gekoppeld. Is de datum al afgerond, dan kun je alleen nog deelnemers toevoegen als dit in jouw omgeving is ingeschakeld.
Aanwezigheid vastleggen
- Open het presentieoverzicht.
- Open bij de activiteit en de datum de aanwezigheid via Opties.
- Selecteer een of meer deelnemers.
- Kies Aanwezig of Niet aanwezig. Kies je Niet aanwezig, vul dan eventueel een toelichting in.
- Klik op Opslaan.
Een ontbrekende deelnemer toevoegen
- Open de datum in het presentieoverzicht.
- Klik op Deelnemer toevoegen.
- Selecteer de deelnemer.
- Kies Aanwezig of Niet aanwezig en vul eventueel een toelichting in.
- Klik op Opslaan. De deelnemer wordt in één keer ingeschreven en zijn aanwezigheid wordt vastgelegd.
Aanwezigheid importeren uit Excel
- Open de datum in het presentieoverzicht.
- Kies Importeren.
- Upload het Excel-bestand met de aanwezige deelnemers.
- Koppel de kolommen aan de gegevens voornaam, achternaam, geboortedatum en geboorteplaats. Skillsly zoekt de deelnemers op in je hele omgeving, ook als ze nog niet voor de datum zijn ingeschreven.
- Controleer de deelnemers die niet of niet eenduidig zijn gevonden. Kies de juiste deelnemer of sla de regel over.
- Controleer het voorbeeld. Per regel zie je de deelnemer, de module en periode, en de actie: Aanwezigheid registreren of Inschrijven en aanwezigheid registreren.
- Klik op Bevestigen. Alle deelnemers uit de import worden als Aanwezig vastgelegd.